O fluxo de caixa é um instrumento financeiro básico e obrigatório para qualquer empresa, até porque é o fluxo de caixa que lida com o ponto mais delicado do negócio: as transações financeiras. E, certamente, é através desse conhecimento que você pode garantir o futuro do empreendimento.
Para que o fluxo de caixa tenha a eficiência que se espera dele, é importante que o gestor tenha muita atenção ao incluir na ferramenta o registro dos dados necessários. Afinal, é dali que saem as decisões a respeito do planejamento para atingir resultados. É dali que veem as decisões mais importantes a respeito do caminho que a empresa tem condições de tomar e das estratégias mais adequadas para o crescimento.
Sem as informações do fluxo de caixa, todas as decisões do negócio terão como base uma análise superficial, que poderá resultar em prejuízos financeiros de curto a longo prazo.
É com isso em mente que preparamos o blog post: Os quatro principais erros do fluxo de caixa. É comum ver empresas errando e sofrendo graves consequências que poderiam ser evitados caso tivessem feito o dever de casa de um bom controle de fluxo de caixa. Então vamos lá, boa leitura!
1. Não atualizar as informações
Para que o fluxo de caixa da sua empresa consiga ser realmente eficiente como se espera é preciso que esteja sempre atualizado. De preferência, diariamente. Não adianta muito cadastrar as entradas e saídas de dinheiro de forma semanal ou quinzenal, porque isso terá um impacto direto na gestão, no capital de giro e no funcionamento das atividades diárias — além de aumentar as chances de erros.
Fica inviável, por exemplo, que você saiba de maneira precisa o montante de dinheiro que está sendo investido e o quanto está em posse de terceiros, fazendo com que você perca o controle da saúde financeira do seu negócio e baseie o planejamento orçamentário da empresa em valores falsos e lucros que não existem. Você também não conseguirá antecipar os problemas e os riscos eminentes e que poderiam ser facilmente percebidos e corrigidos.
O que fazer?
Quando você faz o acompanhamento diário do fluxo de caixa, a atualização das informações e dados que constam nele também precisa seguir esse ritmo. Isso porque as compras, as vendas e os empréstimos, por exemplo, acontecem todos os dias, sem cessar. Portanto, qualquer entrada e qualquer saída de dinheiro precisa ser registrada, por menor e mais simples que seja.
2. Não dividir o fluxo de caixa em categorias
Não basta atualizar os dados do fluxo de caixa diariamente, se a ferramenta não for capaz de ajudá-lo a identificar as despesas, os lucros e os desperdícios do negócio. Para isso, o fluxo de caixa precisa estar dividido em categorias que facilitem a busca e a comparação dos dados, números e valores lá cadastrados e, principalmente, que indiquem de forma simples o que entra e o que sai de dinheiro. Isso permite que você consiga controlar cada centavo que sai entra do caixa.
Dessa forma, você poderá consultar com mais agilidade as naturezas das contas com as quais está lidando — de que se trata, de onde é, de quem é, para quando é e o montante que elas representam. A partir disso será possível identificar as oportunidades de lucro, direcionar os investimentos para as áreas certas e estabelecer estratégias de controle e redução de gastos e desperdícios desnecessários.
O que fazer?
Discrimine a origem das receitas e o destino das despesas de forma que seja fácil visualizar cada detalhe do que entra e do que sai. Essa divisão pode se dar, por exemplo, por recebimento (dinheiro, cheque pré-datado, cartão de crédito, duplicata, etc), por saídas (impostos, fornecedores, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de pagamento, contas fixas, despesas bancárias, material de escritório, financiamento, etc) e por setores (produção, compra e venda, propaganda e marketing, matéria-prima e administrativo).
3. Achar que os detalhes e os baixos valores são desnecessários
A regra de ouro do fluxo de caixa é a precisão. Portanto, ele deve refletir exatamente a situação financeira da empresa naquele momento, já que todas as decisões a respeito do planejamento e das estratégias estão baseadas nesse tipo de informação.
Isso significa que tudo o que acontece na organização deve constar na ferramenta também, o que inclui tanto as compras e vendas de alto valor como também as de valor irrisório. Aliás, nunca esqueça de considerá-las, por mais que, em um primeiro momento, elas aparentem ser irrelevantes.
Em geral, a somatória dos baixos valores acaba ultrapassando uma compra ou venda de alto valor. E isso interferirá diretamente na receita que a empresa tem disponível naquele momento. Portanto, não ignore nada!
O que fazer?
Registre no fluxo de caixa tudo o que for comprado e vendido, independentemente de valor. Isso inclui materiais de escritório, lâmpadas e pequenos consertos.
4. Contar com um dinheiro que ainda nem entrou
Tenha sempre em mente a ideia principal do fluxo de caixa: registrar informações atuais e passadas para que, com esses dados, você consiga fazer o planejamento futuro da empresa e definir as estratégias de investimento mais adequadas.
Portanto, a venda de determinado produto ou serviço feita a prazo deve ser cadastrada exatamente da forma como ocorreu para evitar confusão e prejuízo na rotina e nas atividades operacionais da organização. Por mais que seja mais rápido, fácil e prático registrar a venda de uma única vez logo que o negócio é fechado, não caia nessa.
Caso contrário, você inevitavelmente contará com um dinheiro que ainda nem existe e que só estará disponível 30 dias depois — e, ainda assim, com um valor bem menor do que o total esperado.
Além disso, você não tem como prever os atrasos e a inadimplência do comprador e, com um fluxo de caixa sem exatidão, situações de dívida e de cobrança poderão ficar prejudicadas.
O que fazer?
Registre os valores apenas quando o dinheiro, de fato, entrar, e não na data que a venda aconteceu. Isso ajudará a apontar com precisão a receita da sua empresa.
Além disso, detalhe as características de cada venda conforme as condições em que ela ocorreu, apontando em quantas parcelas será paga, qual é o valor de cada uma delas e como será realizado o pagamento (se em dinheiro, cartão, cheque, etc). O mesmo deve ocorrer com as despesas: só lance o pagamento como saída quando ele for efetivamente realizado.
Conclusão
Em meio a um cenário de instabilidade e de crise política e econômica, qualquer decisão equivocada ou precipitada na gestão financeira pode custar todo o patrimônio de uma empresa. Por isso, vale reforçar a importância da manutenção de um fluxo de caixa que seja realmente eficiente e cumpra com o seu dever maior de proteger o negócio.
Acompanhar de perto as obrigações que envolvem as contas a pagar e os valores a receber é o mínimo que você, como gestor, deve realizar hoje. O detalhamento decorrente de um fluxo de caixa bem-feito permite um controle preciso e minucioso de todos os custos e o volume de compras que o seu negócio conseguirá suportar nos meses futuros, sem depender de crédito bancário para a manutenção do capital de giro.
Fique de olho, portanto, no desempenho do seu fluxo de caixa e procure corrigir todas as inconsistências que ele pode estar apresentando. Mantê-lo atualizado e bem organizado só tornará a rotina administrativa da sua empresa ainda mais clara e eficiente, ajudando você a seguir pelo melhor caminho e tomar as decisões corretas!
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